サービスの概要 :
開発・改訂プロセス
事例：業務マニュアルサイトの開発プロセス
社内イントラネットで使用する「業務マニュアルサイト」の受託開発プロセス例をご紹介します。
以下は、情報機器メーカーA社からご依頼を受けたときの実例に沿っていますが、弊社としては最も多いパターンです。
- お客さまより現状や問題点、要望などを伺い、また可能な範囲で資料を提供いただいて、企画書を作成します。
- コンセプト、業務項目、マニュアルの構成案、サイト構造などをご提示し、概算費用をご提出します。
- 大規模な組織変更とシステム変更に伴って業務が大きく変更になったため、改めてマニュアル化したいという要望でした。
- 正式にご発注いただいたらキックオフ・ミーティングを行います。進め方と詳細などについて、弊社よりご提案します。
- また弊社より『情報セキュリティについてのご報告書』を提出し、『契約書』を締結します。
- A社は一部上場企業のため、内部統制の一環で弊社の作業環境を視察に来られました。弊社内の制作担当者は『誓約書』を提出しました。
- 弊社より予め『情報背セキュリティについてのご報告書』を提出しましたので、視察はスムーズでした。
- A社では業務管理部門とシステム部門の人が中心となって、担当分野ごとに約10名のプロジェクトが編成されていました。このような場合は、連絡窓口になる方を決めていただきます。
- 社内資料一式（現存するマニュアルや規程、帳票など）をお預かりします。
- 預り資料はすべてデータベースで管理し、即日『預かり書』（PDF）をお送りします。
- 弊社の場合は外部委託はしていません。すべて社員が担当しますので安心していただけます。
- A社からは400枚程度の資料と、関連データが届きました。システムの仕様書や社内説明用資料、過去のマニュアル、新人の研修用資料などです。
- プロジェクト間で速やかにコミュニケーションが行える環境を設置します。
- また、お客さま専用の開発サーバ領域とデータ受渡しのためのサーバ領域を設定します。
- さらに、ネットワークを介して双方で使える「進捗管理データベース」も設定します。
- このように、開発作業を安全に効率的に行える環境を、即日設定します。
- A社はIT系企業だけあって開発環境をフルに活用してくださいましたが、もちろんお客さまの環境に応じて、最適な開発工程をご提案します。
- さて、社内で資料との格闘が始まります。
- まずお客さまの事業活動についてアウトラインを押さえます。
- 経営理念、事業活動のしくみ、システムの構造、組織体制、業務の全体像などを整理します。関連法令があればそれも調べます。
- これらは「コンサルティングの領域だね」とよく言われますが、私たちにとってこうした作業は、“効果の上がる”業務マニュアルを作る上では欠かせないことと思っていますので、特に依頼されなくても必ず行います。
- そして後ほど、業務を行うための「基本概念」としてまとめます。
- A社のマニュアルでは「基本概念編」としてマニュアルに掲載しています。新人が部署に配属された時のOJTツールとして使用されているとのこと。配属初日にこの「基本概念編」をマンツーマンで指導するそうです。
- それから弊社にて業務を体系的に整理し、概念定義（案の作成）を行います。
- まず膨大な資料からキー概念を洗い出し、概念を１つひとつクリアにしていくのです。
- 社内用語については、お客さま専用の「用字用語データベース」を使ってプロジェクト間で情報を共有します。
- ちなみにこの段階で、派生的にオリジナルの用語集ができあがります。
- A社にもすでに用語集はありましたが、業務関係の用語が少なかったので弊社にて新たに加えました。既存の用語を50語リライトし、弊社が新規で50語程度を追加しました。
- 弊社で作成する業務マニュアルには必ず用語集が付録として付くことになります。
- 業務を行う上でのキー概念について、図解や表にまとめながら整理していきます。また、叩き台となる業務フローとページイメージも作成します。
- これらが業務マニュアルの骨格となります。
- 資料を丹念に精査し、ロジカルチェックを行って、不明点や矛盾点などをリストアップします。
- この段階までをしっかりやっておくとその後の効率がずいぶん違います。弊社にとっては、一番辛くて大事な時期です。
- キックオフからこの段階までで1カ月でした。（所要期間は状況とボリュームによって異なります）
- マニュアルのイメージの確認と内容のヒアリングを行います。
- 弊社にて整理した図解や表、叩き台となる業務フロー図、ページイメージなどを元に確認・回答していただきますので、効率的にヒアリングが行えます。
- 以降、月に1回程度のヒアリングを実施（3カ月の仕事であれば、計3〜4回）し、基本的にはメールや電話でやり取りします。
- この段階で完成イメージが共有できますので、ヒアリングの頻度はこれで十分なのです。もちろん必要があれば適宜打合せを設けることは可能です（しかしこれまでその必要はほとんどありませんでした）。
- 内容の確認とヒアリングにはだいたい午後いっぱい（4〜5時間程度）かけました。回数は月に1度ですが、進め方も内容もほとんど任せていただいたので、非常に助かりました。
- マニュアルの制作は、編集担当、デザイン担当、技術担当がチームになって進めます。
業務項目ごとに分担し、フローと手順を完成させていきます。 - また手順以外の情報、例えば業務を行う上での基準やルール、ポイントなども抜き出して書き起こします。資料にない情報についても、とにかくどんどん作成していきます。
- 「なんでそんなことまでわかるの？」「そこまでやってくれるの？」という驚きの声を聞くことがスタッフのモチベーションです。
- お客さまは、開発用サーバと進捗管理用データベースで、都度、進捗状況をご確認いただけます。
- そして当初設定したスケジュールに沿って、原稿案作成→校正→修正→再校正と内容を詰めていきます。
- 納品間近になるとネット上のデータベースを介して、ほぼリアルタイムに校正←→修正を行います。開発環境が充実していますので、クイックレスポンスが可能なのです。
- 資料を読込み、叩き台をご提示する初期段階では、少しまとまった時間をいただきますが、その後の制作プロセスは速やかに進めることができます。
- 社内リリースにあたって、サイト一式と仕様書、社内で改訂を行うための簡易マニュアルを作成し、あわせて納品します。
- もちろん、その後の改訂作業も請負います。
- 業務範囲が広く改定頻度も高いため、基本的には社内の方が都度改定作業を行います。ただ、大きな業務変更やシステムの変更があった場合などに、まとめて弊社にて改定（あるいは再構築）を行います。 だいたい半年〜1年に1度の頻度で大きな改定を請負っています。
- 業務マニュアルサイトを最初に立上げてからすでに5年以上経過していますが、その後もリメイクを重ねながら、社内で有効に活用いただいています（弊社としても、お客さまに使っていただけることが何より嬉しいです）。
＊業務マニュアルの開発プロセスについては「業務マニュアルTips37：業務標準化のための業務マニュアル作成」も参考にしてください。
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