制作事例・実績

お中元・お歳暮などの繁忙期に短期で採用するパート・アルバイトへの業務マニュアルについて相談を受ける。主な業務内容は、ラッピング、金銭授受、伝票処理など。現場では約10年ほど前に作成したバインダー形式のマニュアルがあるが、内容が古くなり、最近はほとんど使われていなかった。そこで、更新がしやすく、狭いカウンターでも便利に使用できるiPadを活用した業務マニュアルを提案。図や写真を大きくし、視覚的にわかりやすいレイアウトにした。またラッピングの仕方などは、動画でも見れるようにし、短時間で効率よく手順を確認できるようにした。

※「iPad」は、米国および他の国々で登録されたApple Inc.の商標です。

システム構築時、社内で20人程度のプロジェクトを立ち上げ、半年がかりで膨大な紙のマニュアルを作成したが、文字中心で難解。現場では使用されなかった。また、その後のシステム変更や法改正に対応しきれなくなっていた。そこで抜本的な作り直しを依頼される。まず膨大で煩雑な分岐処理を体系的に整備。この工程を通して、あいまいだったルールや基準、手順の再確認を行った。最終的に数年分の通達文書も読込んで反映させ、イントラ版としてリメイク。概念やフローをビジュアルに展開し、現場の人にとってわかりやすい設計を実現。改定作業も請負う。

取引顧客ごとに業務処理が異なるため、担当者が個別に顧客別マニュアルを作成していたが、内容も様式もまったく統一されていなかった。そのため、営業員の対応品質にばらつきが生じており、新入社員教育や異動時の引き継ぎにもムラがあった。ある時、取引上の不祥事が生じたことを機に、社内で統一的なマニュアルを作成することになり依頼を受ける。そこで、営業員として必要とされる取引上の概念や業務の構造など、営業部共通の基本マニュアルを作成。新入社員・異動者に対する指導用ツールとしての機能を持たせる。その後、顧客別マニュアルに対しても制作支援を行った。

派遣社員を中心に営業所の事務一切を行っているが、業務の範囲が広く複雑で、事務員の教育に6カ月も要していたうえ、本部スタッフが日々問合せ対応に追われていた。Wordによる研修教材とマニュアルはあるが、わかりにくいため全面的に作り直しの依頼を受ける。業務を再整理し複雑な概念をビジュアルに展開。結果、教育期間は3カ月で済むようになり、現場配属後も本部への問い合わせが激減し、具体的に管理部門のコストダウンにつながった。その後、営業員向けマニュアル、経理部門、顧客サポート部門向けのマニュアルも依頼される。

取扱い商品・サービスの種類が多岐に渡り、内容の専門性も高く、かつ変動性も高い。そうした中で、特に営業員による事務処理が徹底されず、部門間での情報伝達に支障をきたしていた。また契約上のトラブルもたびたび見受けられた。そこでISOなどの社内関連資料から、販売管理業務を再整理し、Web マニュアルとして展開。これにより、部門間での情報共有がスムーズになった。その後、開発部門、管理部門、システム部門のマニュアル作成及び改定作業を請負い、適宜整合性を図る。

食品事業部門において社内でマニュアル制作のタスクチームが編成されていた。まずマニュアル制作のコンサルティングを実施。タスクチームの人が作成できるよう指導を行う。その中のレジ部門についてだけは日常的にトラブルも多く、緊急性が高かったため、マニュアル制作を請け負う。主な対象はパートタイマー。あわせて指導用のマニュアルも作成し、教育用としても活用。業務の期待基準や指導レベルの基準が明確になり、シフト制のため指導・対応が行き届いていなかった部分もカバー。