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ホーム > ナビゲート研究室 > 新入社員のOJTをどのように進めるか >
更新 2013.03.19（作成 2002.10.09）
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OJTの事前の準備
一般にOJTは「上司が部下に対し、仕事を通じて、意図的、重点的、計画的に指導育成するマンツーマンの教育」というような定義がされています。
この定義におけるOJTでは、現有能力を分析し、育成対象項目（知識・技能）を絞り、その育成項目を期待レベルへ引き上げるまでのスケジュール計画を作成します。
しかし新入社員のOJTの場合、この定義や一般的なOJTの進め方がそのまま当てはまらない部分が多く、準備段階からいくらかアレンジが必要となります。
新入社員のOJTでは、育成の責任と権限は所属長にあり、それをOJTリーダーに委譲しています。
そのため所属長は、OJTリーダーに対し育成方針を明示し、必要な情報を与え、OJTリーダーが自分の判断で進めてよい範囲を明らかにしておく必要があります。
特に、新人にはどういう業務を担当してもらうのか、いつまでにどういう状態に育ててほしいのか、どういうタイミングで進捗報告が欲しいのか、の3点は必ず伝えるようにします。
大きく分けて、指導計画（OJT計画）と指導ツール（教材、資料、業務マニュアルなど）を準備しておきます。
また配属初日までに新人が利用する座席も必ず確保しておきます（工場などで個人机がない場合を除く）。特にこれまで空き机だったところには備品や不要品が置かれていることが多いのですが、個人使用の机として与えるときには完全にきれいな状態にしておきます。これは新人を気持ち良く迎えるということもありますが、「こういう状態を常に維持しなさい」という基準値（あるべき姿）を示すためです。
文房具やユニホームなどは事前に準備してあげてもいいですが、配属後に保管場所と持ち出し手続きの指導を兼ねて自分で準備させるのも効果的です。
既存の資料やマニュアルがあれば、それを活用して構いません。特に、職場内で使用しながら改定を重ねてきたものは職場の指導ノウハウでもあります。OJTリーダーはそれを活用すると同時に、自分が担当しているうちに必要な改定をし、より充実させるという姿勢が期待されます。
ただし職場内の状況や関係部署との関係を鳥瞰できる資料だけは、必ず最新の状態のものを準備するようにします。それがあるとなしで仕事の理解のスピードが違うし、ミスや勘違いの回数にも影響するためです。
どの程度詳細な計画を作るかはともかくとして、何らかの計画はあったほうがいいです。またその計画は、少なくとも新入社員本人、OJTリーダー、所属長の3者、そしてできれば職場内のメンバー全員で把握しておくようにします。
OJT計画を作成する目的は以下の通りです。
新入社員のOJTの場合、タイムスケジュールを中心とした計画より、チェックリスト方式を推奨します。
新人のOJTの場合、次のような特徴があります。
そのため、細かい項目の指導スケジュールを作るより、指導したかどうか、習得できたかどうかをチェックできる一覧表が便利です。
チェックリストには、指導項目、優先順位、OJTリーダー、（指導方法）、実施チェック欄、習得チェック欄などを設けておきます。また、指導項目の洗い出しは大変ですが、一回作っておくと使い回しも可能になります。
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OJTリーダー研修などで数カ月間の詳細なスケジュール計画を作っても、そのとおりに実施できているケースは少ないようです。
OJTリーダーに次のような背景があることが原因と思われます。
それでも何らかのスケジュール計画はあったほうがよく、現実的な計画づくりを工夫していきたいものです。
基本的な発想として、大枠のスケジュールだけを決めておき、その時々の状況にあわせて必要なスケジュールを組んでいく、という方法を推奨します。
以下に最初のフェーズの区切りを3カ月とした場合の例をあげておきます。
最初の2日程度は指導項目が細かいため、タイムスケジュールまで組んだほうがいいです。3日目以降は時間が空けば少しずつ作業もやらせても構わないので、午前午後というような単位の計画で済むようになります。
また2週目以降は、OJTの進捗状況と職場の業務の状況を見ながら１週間単位の日別計画を作っていくようにします。
ある企業で入社1年経過した新人にアンケートをとったところ、「配属初日は不安だった」と答えた人が8割もいました。不安の理由としては、上司や先輩がどんな人か、仕事についていけるか、などが上位を占めていました。
そこで初日は新人の不安を取り除いてやることにも配慮しながら、無理のない予定を組んでおきます。初日に必ず教えるべき項目は以下のあたりです。
初日は、翌朝出勤してまたOJTをスタートするまでの時間を混乱なく過ごせるようにしてやれば、まず成功と考えていいでしょう。また、初日には所属長と個別に話をしてもらえる時間もセットしておきたいものです。
新入社員のOJTでは、新人は予備知識ゼロという前提で計画を立てておきます。
つまり、省略して構わないものは1つもないということです。
実際には、指導すべき項目の中には導入研修で教わったことと重複してたり、学生時代のアルバイトで経験済みのことが含まれていたりします。そこで、導入研修でどういうことを教わったか、これから指導することを教わったことがあるかどうかを確認しながら進めていきます。
すでに知識や経験がある項目であれば、新人に説明させたり、やらせてみたりしながら理解状況を確認し、そのうえで必要な補足説明をするようにします。ただし完全に習得できていると感じたことでも、ポイントや注意事項だけは、必ずもう一度解説し、確実に押さえるようにします。
初日はOJTリーダーが指導のために終日時間を割くことも可能ですが、2日目以降になると誰も面倒を見れない日や時間帯が発生してしまいます。そこで、1人のときにやるべき作業や課題を早い段階で与えておくようにします。
実務研修である程度の技能を身に付けている場合には、自分で進めて構わない範囲を明示しながら担当を与えておきます。まだ、そのレベルに達していない場合は、整理整頓などの職場内の雑務や課題図書などを与え、空き時間ができないようにしておきます。
また当分の間は毎日朝夕に当日予定の確認と作業報告を必ず実施するようにします。これは仕事の自己管理を習慣づけるためです。