業務マニュアルは、すでにあるかもしれない

きっとある

それは意外と身近にあるものです。
私自身、お客様から「今度こういうものを作りたいんだけど」と相談されて、「それなら御社にあるはず......」と答えたことが1度ならずあります。また、同じ会社の異なる部署で、それぞれに似たようなマニュアルが作られているのを見かけたこともあります。
従来のマニュアルがわかりづらいから作り直した、とか、内容が古くなったから作り直した、というのではありません。そもそも存在が知られていないのです。

弊社の場合、業務マニュアルを作成するときは、社内にある関連文書を片っ端から目を通します。どれも見落とすわけにはいきません。しかしこれは外部の人間だからできることであって、内部の人はそんな面倒なことはしようと思わないのかもしれません。
そのため、社内にいると余計に気づかないのかもしれません。

私が知りうる例は氷山の一角でしょうから、日の目を見ることなく埋もれているマニュアルが、世の中にどれだけ存在することでしょう。
以下のような場合は、特に注意が必要だと思います。

新任の担当者がはりきっているとき

「自分が来たからには成果を残したい、よし何か作ろう」ということで、とりあえずマニュアルが作られる場合があります。人によっては、"マニュアルが必要だから"作るというより、"自分が作りたいから"作るという気持ちが先行してしまうこともあるようです。そういう人は、先人に習う気持ちが薄いので要注意です。

前任者が不満を持っていたとき

退職時あるいは配置転換時に、ちゃんと引き継ぎがされない場合があります。特に前任者が上司と折り合いが悪かったり会社に不満を持っていたりすると「置き土産なんかするもんか」という気持ちになるのでしょう。悲しいことです。

以上は同じ部署内でのことですが、部署をまたぐと状況はますます深刻です。たとえば次のような場合です。

いかがでしょう。思いあたるふしはないでしょうか。
取りかかる前に、足元に目を向けてみてください。マニュアルそのものでなくても、参考になるドキュメントが見つかるかもしれません。