紺屋の白袴（6） 5SとCS その2
弊社において5SやCSが乱れてくるときは、いつも私自身に原因があるようです。
仕事がオーバーフローし始めると、どうしても目を通し切れない資料や封も切れない郵便物が増え、机の上に平積みされていきます。するとすぐに空き机やキャビネット上に仮置きせざるを得なくなり、私が仮置きし始めるとやがて他のメンバーにも伝染してしまいます。
こういう悪循環はどこかで断ち切らないといけません。通常なら1つの大きな案件が片づいたところで少し時間を取って整理をするのですが、今年は仕事をため込みすぎ、その余裕すらありませんでした。
そこで今回は2つのことを考えました。
1つは忙しい中で5Sをやっていくには、5Sの優先順位を受注している案件をこなすことよりもあげる必要があります。もちろん、常に5Sが優先とはできないので、特定の時間や場面で優先順位を逆転させる必要があります。この指示ができるのは私しかいません。そこで下期（7月）から私と春に採用した新人スタッフの2名で5S委員をすることにしました。
もう1つ、仕事の状況を少しは改善しておく必要があります。私が5S委員になったからといって、遅れている仕事があればやはりそちらが優先されます。そこで6月から7月にかけて、例年だと半期の大掃除やミーティングや目標面談などをやるのですが、それらも先延ばしにし、できるだけ仕事の遅れを取り戻すことにしました。
私自身、通常は月に2，3度は出張に出るのですが、6月と7月の2カ月間は出張予定をすべてキャンセルし、できるだけ社内で仕事をこなすようにしました（実際は訪問したほうが決着が早かったものもありましたが）。
8月の第1週に仕事面でちょっとしたエアスポットができそうでした。研修も入っておらず、大きな案件の納品が完了した直後で動かしようのない「急ぎ」がないはずのときです。
そこで週末の金曜日に、延ばし延ばしにしていた半期の大掃除を設定していました。この日は全員外勤を入れないように、急ぎがあれば前日までに終わらせておくように、と前もって指示をしていました。
ところが木曜日の夕方になって、7月末に納品が完了していたはずのお客さまから、金曜日中に修正をしてほしいという依頼が飛び込んできました。その案件は数回の手直しを経て完結していたはずのものでした。それにまた修正が入ったことも、それを急ぎでやるのも、明らかにお客さま側の都合によるものでした。しかし、原因はどちらにあるにせよ、担当者はかなり困っておられます。
修正のボリュームはかなり多いようで、それを1日でやることだけでも相当無理があります。引き受けるとなると数名でかかる必要があります。しかし明日は大掃除で、システムをすべて落としてしまいますので作業自体ができません。
普段なら間違いなく大掃除を中止し、お客さまへの対応を優先させたはずです。しかし、これまでも2度ほど大掃除の予定を先延ばしし、ここしかないという日に日程を設定していました。この日を逃すと翌週からスタッフが交替で夏休みをとる予定ですし、次の仕事の納期が迫っていますので、全員が集まって時間を取れるのは9月後半になってしまいます。
かといって大掃除は弊社内の事情でしかありません。お客さまの要望と社内の事情とどちらを優先させるのか。どちらを選択するにせよ、決断するのに勇気が必要な状況となってしまいました。
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| キャビネットの上に溢れたものが積み上げられてしまってました。 |
