5Sコーナー

5Sの理論＆手法 :

5S活動の立ち上げ

基本的な枠組みの承認を得る（1）

要点

5Sが一定のレベルに達するまでには、かなりの時間、工数、費用が発生することを確認し、腹積もりを持ってもらうようにしましょう。

整理整頓や清掃は、5Sという言葉を持ち込むまでもなくやってきた活動のはずです。
そのため、5S活動に関する経験がないと、今までより少し意識してやればすむものという感覚を持っても不思議ではありません。
しかし、今日ではどの会社も、どの事業所も、最小限の人数で運営しており、余力がないのが普通です。そのため、組織としてのバックアップ体制ができていないと、5Sといった当たり前の活動も思い通りには進みません。
5S活動を立ち上げる前に承認を得ておきたい基本的な枠組みには次のようなものがあります。

項目	内容・例
目的と方針	・何のために5Sをやるのか・どういう考え方でやるのか（特に優先順位を明確にする）
想定期間	・5Sのステップごとの必要期間や期限
組織体制	・承認組織、推進組織、推進事務局・活動組織とリーダー（職制や改善サークルなど）
予算	・教育予算、人件費（残業代）・最低限の備品購入予算（テプラやデジタルカメラなど）・廃棄予算、修繕費　など
時間	・可能な限り、所定の時間内に5S時間を設ける

●目的と方針

5S活動は、その他のもろもろの活動やしくみの基礎工事と捉えるのが妥当かと思われますが、目的は、組織として落ち着きのいいものを掲げればいいと思います。
品質向上、コスト削減、顧客満足の向上、現場のムダ取りなどを掲げていることもあれば、人材育成としている場合もあります。
問題は方針です。ここでは、どの程度力を入れて取り組むのかをはっきりさせるのがポイントです。できれば活動開始後の一定期間は、本業の次に優先して取り組む活動くらいに位置づけておきたいものです。

●想定期間

期間は少し長めの想定が必要です。最近では、新たに5Sに取り組む場合、清掃が一定レベルに達するまでに3年程度を要することが多くなっています。
とは言え、最初から長い計画を作っても仕方ありませんので、「3年を想定しておき、2年で計画する」というのが妥当かと思います。
組織体制、予算、時間については、次の記事で解説します。

参考

今日ではどの会社も、いろいろな経営手法や改善活動が導入されています。ただでさえ煩雑なところに、新たなものが追加されるとなると、拒絶反応が出るばかりか、現実に時間を割くことができません。そのため、業務の運営で必要なものだけは残し、その他はしばらく活動を休止するくらいでいいと思います。
5Sで工数を必要とするのは、整理を行うとき、整頓で表示を小まめにやっていくとき、そして清掃に入った最初の段階あたりです。それらを乗り切れば、むしろ時間に余裕が生まれてきます。そのため、他の活動を1年程度止めたとしても、5Sが進めばその遅れはすぐに取り返せてしまいます。
5Sの期間については、業務内容や人数や広さによって差があります。
オフィス部門や店舗であれば、その気になれば数カ月で一定レベルに達することもできますが、省人化や非正規化が進んだ工場や物流部門だと、1つひとつのステップで想定以上の時間を要してしまいます。かなり本腰を入れて取り組んだとしても、5Sにそれほど多くの時間は使えません。基準作りや決裁にも時間が必要ですし、エリアも広くモノも多いため、一進一退を繰り返してしまいます。
順調に進んだとしても、1年目に整理整頓に取り組み、2年目から清掃に進みますが同時に整頓のやり残しも進め、3年目で問題箇所の対策をしながら整頓基準や清掃基準を見直していくという流れとなることが多くなっています。